Regulamin Wystawców Aicon 2025
Informacje podstawowe
1. Organizatorem imprezy Aicon 2025 w Rybniku jest firma BORA Bogusław Rakowski ze swoją siedzibą w Radlinie, nazywana dalej Organizatorem.
2. Zgłoszenia na Wystawcę odbywać się będą poprzez formularz zgłoszeniowy znajdujący się: https://aicon-fest.pl/index.php/zgloszenia-2/
3. Zgłoszenia na Wystawców będą przyjmowane w dniach od 20.01.2025 do 21.02.2025 roku. Organizator zastrzega sobie prawo do wydłużenia terminu przyjmowania zgłoszeń.
4. Każdy Wystawca w momencie wysłania zgłoszenia akceptuję Regulamin Wystawców. W trakcie trwania imprezy Aicon 2025 każdy Wystawca będzie zobligowany pisemnego potwierdzenia, że zapoznał się z treścią Regulaminu.
Zgłaszanie stoisk
5. Po wysłaniu zgłoszenia każdy z Wystawców zostanie poinformowany drogą mailową o przyjęciu zgłoszenia przez Organizatora. Samo przyjęcie zgłoszenia nie oznacza pozytywnego zatwierdzenia wniosku.
6. Informacje o pozytywnym lub negatywnym rozpatrzeniu wniosku zostaną przesłane na wskazany we wniosku adres e-mail. Decyzja Organizatora zostanie wydana do 24 lutego 2025 roku.
7. Jako, że jesteśmy uzależnieni od stołów / ławek, które udostępnia nam szkoła nie jesteśmy w stanie zagwarantować jednego wymiaru wynajmowanych szkolnych ławek. Ich wymiary wahają się od 120cm do 180cm długości, oraz 45cm do 80cm szerokości. Większość ławek ma typowe wymiary ławki szkolnej, czyli około 120 lub 150cm długości i 50cm szerokości. Jeśli jednak z jakiegoś powodu masz takie, a nie inne potrzeby wystawowe i musisz otrzymać stół co najmniej o danej wielkości np. szerokości w cm – koniecznie powiadom nas o tym w formularzu zgłoszeniowym.
Nie jesteśmy w stanie niczego obiecać, jednak postaramy się zrobić wtedy co w naszej mocy, by taki stolik Ci na miejscu zapewnić.
8. Koszty wynajęcia jednej ławki szkolnej są następujące:
Firmy: 340 zł / 1 ławka
Stoiska handmade: 200 zł / 1 ławka
Stoiska gastronomiczne będą rozliczane indywidualne. Prosimy o kontakt drogą mailową.
9. Jeżeli potrzebujesz dostęp do prądu to koniecznie musisz nas o tym poinformować w formularzu zgłoszeniowym. Dostęp do prądu jest odpłatny i jego koszt wynosi 50 zł.
10. Wejściówki dla wystawców oraz krzesła na stoisku:
Ilość darmowych wejściówek jak również i krzeseł udostępnionych wystawcom uzależniona jest od ilości wynajętych ławek
1 – 3 ławki – 1 wejściówka / 1 krzesło
4 – 6 ławek – 2 darmowe wejściówki / 2 krzesła
7 – więcej ławek – 3 darmowe wejściówki / 3 krzesła
Istnieje możliwość dokupienia dodatkowych krzeseł i wejściówek
1 krzesło = 30 zł
1 wejściówka = 70 zł
Informacje o dodatkowych krzesłach i wejściówkach prosimy podawać w formularzu.
11. Minimalna ilość wynajętych ławek to 1 sztuka, natomiast maksymalna to 15 sztuk dla firm, oraz 4 sztuki dla stoisk Handmade. W przypadku chęci wynajęcia większej ilości ławek, należy ustalić to drogą mailową z Organizatorem.
12. Istnieje możliwość wystawienia faktury BEZ VAT za stoisko, po wcześniejszym poinformowaniu Organizatora.
13. Opłatę za stoisko należy uiścić przelewem bankowym do 7 dni, liczonych od dnia otrzymania faktury przez Organizatora.
14. Wszelkie prośby o zmianę terminu płatności za stoisko należy koniecznie zawrzeć w ramach informacji dodatkowych do zgłoszenia. Takie szczególne przypadki Organizator będzie rozpatrywał indywidualnie.
15. Wystawca ma obowiązek starannie i szczegółowo wypełnić formularz zgłoszeniowy. Pominięcie istotnych kwestii może skutkować brakiem możliwości zapewnienia przestrzeni wystawowej z czego Organizator będzie całkowicie zwolniony z odpowiedzialności.
16. W ramach informacji dodatkowych Wystawca może zawrzeć informacje dotyczące preferowanej przez siebie przestrzeni wystawowej (piętro, sąsiedztwo innych wystawców itp.)
17. W formularzu zgłoszeniowym Wystawca jest zobowiązany do podania prawdziwych danych osobowych osób, które będą pracowały na stoisku w czasie trwania imprezy.
18. Wszystkie wnioski oraz problemy w trakcie konwentu Wystawcy będą mogli zgłaszać do Organizatora ds. Wystawców na numer telefonu: 534 666 567.
19. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy wynajmu stoiska Wystawcy bez podawania przyczyny.
20. Pierwszeństwo w przyjęciu zgłaszanych stoisk mają firmy objęte współpracą medialną, sponsorzy, jak i indywidualnie zaproszone stoiska.
21. Każdy Wystawca ma obowiązek przestrzegać Regulaminu Imprezy jak i Regulaminu Wystawcy. Zachowanie niezgodne z zasadami imprezy może skutkować wydaleniem z jej terenu.
22. O miejscu, w którym znajdować się będzie stoisko, decyduje Organizator i nie podlega ono zmianie. Zabrania się także zamieniania miejscami z innymi Wystawcami bez wcześniejszego uzgodnienia tego faktu z Organizatorem.
23. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany miejsca stolików Wystawcy na konwencie w razie, gdy zajdzie taka potrzeba organizacyjna.
24. Organizator może zaproponować w przypadku dużej liczby zgłoszeń przyjęcie Wystawcy na listę rezerwową. Można też samemu wyrazić chęć bycia wpisanym na taką listę w formularzu zgłoszeniowym lub poprzez maila tsuru.wystawcy@gmail.com.
Wystawcy z listy rezerwowej otrzymają o potencjalnej możliwości sprzedaży na konwencie drogą mailową w celu uzgodnienia szczegółów.
25. Wystawca może wystawiać towar i wyposażenie tylko w obrębie wynajętego miejsca.
26. Wszelka chęć rozkładania półek, wieszaków oraz dodatkowego asortymentu poza obrębem wynajętych ławek należy zgłosić Organizatorowi wraz z ich wymiarami w formularzu zgłoszeniowym. Inaczej istnieje duże prawdopodobieństwo, że na miejscu może nie być przewidziana dla nich przestrzeń i nie będzie możliwości ich rozstawienia.
27. Wszystkie dodatkowe elementy stoiska takie jak regały, stelaże, standy, namioty i innego rodzaju wyposażenie należy wymienić w formularzu dodatkowym i poinformować o nim Organizatora ds. Wystawców.
28. Jeżeli Wystawca pragnie przywieźć własne stoły należy o tym poinformować Organizację w formularzu i uzgodnić szczegóły indywidualnie drogą mailową. Jest to konieczne do poprawnego rozmieszczenia wszystkich stoisk.
Rozstawianie stoisk i sprzedaż na konwencie
29. W momencie pojawienia się na terenie imprezy, wszyscy Wystawcy zobligowani są do przejścia przez proces akredytacyjny, w którego trakcie potwierdzona zostanie ich tożsamość.
30. Każdy Wystawca ma obowiązek do przedstawienia zaświadczenia o niekaralności, który uzyskać można po złożeniu wniosku w Krajowym Rejestrze Karnym (KRK).
31. Na teren konwentu Wystawcy mogą przybyć już w piątek. Konieczne jednak jest poinformowanie o takowej chęci Organizacje w formularzu zgłoszeniowym bądź drogą mailową.
32. Każdy Wystawca jest zobowiązany do podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego, który zostanie mu przedstawiony przez Organizatora ds. Wystawców.
33. Wystawca zobowiązany jest przestrzegać przepisów BHP i PPOŻ.
34. Organizator nie bierze odpowiedzialności za brak kasy fiskalnej lub status prawny sprzedaży prowadzonej przez Wystawców na konwencie.
35. Wystawca zobowiązuje się do przestrzegania przepisów prawa, w szczególności prawa dotyczącego działalności gospodarczej, artystycznej oraz praw autorskich.
36. Obowiązki wynikające z przepisów prawa są obowiązkami Wystawcy i Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ich niedopełnienie.
37. Organizator nie bierze odpowiedzialności za towar Wystawców pozostawiony bez opieki lub nadesłany kurierem oraz nie pokrywa kosztów związanych z zaginionym lub zniszczonym towarem.
38. Wystawca zobowiązuje się do wystawiania towaru od 10:00 do min. 21:00 w sobotę oraz od 8:00 do 14:00 w niedzielę. Wystawcy mają obowiązek uprzątnięcia stoiska do godziny 16:00 w niedzielę.
39. W nocy z soboty na niedzielę sprzedaż jest możliwa, ale nie jest wymagana.
40. Chęć szybszego opuszczenia konwentu należy wcześniej zgłosić Organizatorowi. Jeśli wyniknie taka konieczność na konwencie – należy o tym fakcie także powiadomić.
41. Opuścić teren konwentu Wystawcy będą mogli dopiero po wcześniejszym dopełnieniu wszystkich formalności.
42. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za zniszczenia bądź kradzieże mające miejsce na terenie stoisk i nie pokrywają kosztów związanych ze skradzionym lub zaginionym towarem.
43. W sytuacji, gdy Organizator będzie świadkiem kradzieży, agresywnego zachowania lub zniszczenia towaru Wystawców- zobowiązuje się on wyciągnąć odpowiednie konsekwencje wobec osób sprawiających problemy.
44. Wystawcy mają obowiązek utrzymywania czystości na stoisku przez cały okres trwania imprezy oraz pozostawienia w czystości swojego stanowiska po zakończeniu sprzedaży. W przypadku pozostawienia po sobie śmieci, kartonów itp. Wystawca zostanie obciążony kosztami sprzątania i utylizacji pozostawionych po sobie przedmiotów.
45. Na terenie stoiska obowiązuje zakaz sprzedaży:
– alkoholu, wyrobów tytoniowych i wszelkiego rodzaju szeroko pojętych używek,
– broni palnej, replik ASG i broni białej,
– wszelkich produktów z nieautoryzowanymi grafikami,
– całkowity zakaz sprzedaży napojów energetycznych
– pirackich kopii gier, filmów i oprogramowania,
– produktów propagujących hejt, nienawiść, ustroje totalitarne oraz znaki zakazane prawnie (swastyka, sierp, młot itp.)
– słodyczy oraz przekąsek poza stoiskami wyznaczonymi, mającymi indywidualne zezwolenie na to uzyskane od organizatorów
– produktów zawierających treści przeznaczone tylko dla osób dorosłych (w tym: ahegao, hentai itp.),
– produktów szeroko uznawanych za obelżywe
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za sprzedaż nielicencjonowanych produktów przez Wystawców w czasie i na terenie wydarzenia.
46. W przypadku gdy Wystawca łamie regulamin, Organizator ma prawo do wydalenia go z terenu imprezy bez zwrotu kosztów wynajmu przestrzeni wystawowej.
47. W przypadku produktów budzących kontrowersje, bądź wątpliwości – decyzja odnośnie możliwości lub zaprzestania sprzedaży danego produktu ostatecznie należy do Organizatora.
48. Wystawca zobowiązany jest do wypisania głównych towarów, które zamierza sprzedawać w formularzu zgłoszeniowym. Nie wypisanie ich może skutkować wyproszeniem Wystawcy z konwentu przez Organizatora lub też na polecenie Organizatora ma on obowiązek bezwzględnego zaprzestania sprzedaży konkretnego rodzaju przedmiotów nie wypisanych wcześniej w formularzu.
49. Wystawcy mają absolutny zakaz naklejania czegokolwiek na ścianach. W razie uszkodzeń Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność i koszty naprawy uszkodzonej ściany. To samo tyczy się podłóg, stołów oraz wypożyczonych krzeseł.
50. Zakazuje się Wystawcom pozostawiania pojazdów w miejscach ograniczających wjazd na parking lub przed samym wejściem na konwent.
51. Organizator nie gwarantuje miejsc parkingowych na terenie szkoły.
52. Wystawcy mają obowiązek po zaparkowaniu na terenie szkoły w celu rozpakowania towaru lub gdy zajmą miejsce parkingowe w pobliżu szkoły, umiejscowienia za wycieraczką kartki z nazwą stoiska oraz numerem kontaktowym – jest to ważne, ponieważ w przypadku gdy samochód trzeba będzie przestawić – będziemy wiedzieć z kim się skontaktować.
53. Zabrania się Wystawcy umieszczania reklam, ogłoszeń, plakatów, ulotek itp. na terenie całego konwentu bez uzgodnienia tego faktu z Organizatorem.
54. Istnieje możliwość umieszczania materiałów reklamowych i promocyjnych za dodatkową opłatą. W tej sprawie prosimy o kontakt poprzez maila tsuru.wystawcy@gmail.com
55. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany regulaminu przed konwentem.
56. Wystawców niepełnoletnich obowiązuje zgoda opiekuna prawnego.
57. Jeden Wystawca może zgłosić tylko jedno stoisko. Nie ma możliwość indywidualnego wydzielenia przestrzeni wystawowej podmiotom trzecim!
58. Na terenie imprezy mogą prowadzić sprzedaż tylko podmioty, które uzyskały na to zgodę od Organizatora.
59. Każdy Wystawca ma obowiązek przedstawić listę pracowników na konwencie w formularzu zgłoszeniowym albo przesłać ją drogą e-mailową najpóźniej do dnia 14 marca 2025 roku.
60. Wystawca ma prawo do wycofania swojego wniosku o przyjęcie na konwent. Może on to zrobić drogą mailową najpóźniej do dnia 22 lutego 2025 roku.
61. Wystawca ma prawo zrezygnować z udziału w imprezie i otrzymać zwrot kosztów do dnia 14 marca 2025 roku. Po tym dniu wszystkie zgłoszenia będą akceptowane jednak zwrot kosztów będzie rozpatrywany indywidualnie przez Organizatora.
62. Jeżeli Wystawca nie weźmie udziału w imprezie i nie zgłosi tego faktu Organizatorowi, nie ma on prawa żądać zwrotu kosztów za wynajętą przestrzeń wystawową.
63. Rezerwacja stoiska jest równoznaczna z akceptacją Regulaminu Wystawców oraz Regulaminu Konwentu.
64. Nieznajomość regulaminu nie zwalnia z ponoszenia konsekwencji wynikających z jego nieprzestrzegania. Wystawcy nieprzestrzegający regulaminu mogą zostać dyscyplinarnie usunięci z terenu konwentu.
65. Wystawcy mają prawo do korzystania z kolejki uprzywilejowanej.
66. W razie odwołania lub nieodbycia się imprezy Wystawcy otrzymają zwrot w ciągu 14 dni roboczych na podany przez siebie numer konta.
W przypadku przesunięcia daty wydarzenia także będzie możliwy takowy zwrot lub pozostanie w identycznej, uzgodnionej wcześniej formie Wystawcy na nowy termin bez zwrotu kosztów za stoisko.
67. Dodatkowe warunki wynajmu stoiska nieuwzględnione w regulaminie omawiane są indywidualnie z Organizatorami.
68. Organizator ma prawo wyprosić Wystawcę z terenu imprezy i wymagać od niego niezwłocznego zaprzestania sprzedaży w przypadku naruszenia lub próby obejścia któregokolwiek z punktów regulaminu.
69. Wszelkie wnioski i pytania prosimy kierować w trakcie imprezy do Organizatora ds. Wystawców.
Waluta konwentowa i rozliczenie za stoisko
70. Wystawcy mają obowiązek akceptowania na swoim stoisku waluty konwentowej:
1 punkt waluty jest równowarty 1 złoty. Pod koniec konwentu wydane punkty walutowe będą zamienione na gotówkę.
71. Rozliczenie za stoisko odbywać się będzie na podstawie wystawionej faktury, na której opłacenie Wystawcy będą mieli 7 dni od terminu jej otrzymania.
Prosimy wszelkie pytania związane z Wystawcami kierować na adres: tsuru.wystawcy@gmail.com