1.1 Aicon 2025 (dalej zwany “Konwentem”) organizowany jest przez firmę Bora Bogusław Rakowski.
Regulamin ten określa zasady udziału i obowiązki Helperów na Konwencie. Przyjmując funkcję Helpera, zgadzasz się przestrzegać niniejszego regulaminu oraz wszelkich instrukcji i decyzji Organizatora.
2.1 Osoby chętne do pełnienia funkcji Helpera podczas Konwentu zobowiązani są do dnia 20.02.2025r przesłać formularz zgłoszeniowy dostępny na stronie wydarzenia.
2.2 Organizator zastrzega sobie prawo do przedłużenia terminu zgłoszeń w razie potrzeby.
2.3 Przesłanie zgłoszenia nie gwarantuje automatycznego przyjęcia. Wybór Helperów jest dokonywany przez Organizatorów na podstawie określonych kryteriów (takich jak np. dyspozycyjność, doświadczenie i umiejętności).
2.4 Do końca dnia 23.02.2025r Organizatorzy zobowiązują się do przesłania maila z decyzją
o przyjęciu lub odrzuceniu zgłoszenia.
2.5 Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do odrzucenia zgłoszeń bez podawania
przyczyny.
3.1 Osoby ubiegające się o pełnienie funkcji Helpera muszą najpóźniej w dniu wydarzenia
mieć ukończone 16 lat.
3.2 Osoby ubiegające się o pełnienie funkcji Helpera zobowiązane są do wpłacenia kaucji
w postaci 100zł (słownie: sto złotych zero groszy), gotówką, na miejscu w piątek
21.03.2025r. Kwota ta zostanie zwrócona po zakończeniu konwentu osobom przyjętym do
pełnienia tej funkcji, które wywiążą się z przydzielonych im obowiązków.
3.3 Bilet na konwent zakupiony, przez osoby, których zgłoszenie zostało zaakceptowane
można zwrócić i poprosić o zwrot pieniędzy za niego nie później niż do końca dnia
20.03.2025r pod adresem tsuru.bilet@gmail.com (Zakupiony bilet na konwent nie jest odpowiednikiem kaucji, a zwrot za niego na miejscu jest dużo bardziej skomplikowany od zwrotu samej kaucji)
4.1 Helperzy zobowiązują się do pełnienia przydzielonych dyżurów oraz wykonywania poleceń Organizatorów.
4.2 Helperzy zobowiązują się do przestrzegania harmonogramu dyżurów oraz bycia dyspozycyjnymi poza oficjalnymi godzinami dyżurów w wyjątkowych sytuacjach.
4.3 Helperzy zobowiązują się do kulturalnego zachowania wobec uczestników Konwentu oraz do służenia im pomocą w razie potrzeby.
4.4 Helperzy zobowiązani są do dbania o swoje samopoczucie i odpoczynku w
przeznaczonym do tego czasie w celu uniknięcia niebezpiecznych sytuacji (np. zasłabnięć, odwodnień, migren).
4.5 Helperzy zobowiązani są do natychmiastowego poinformowania Organizatorów o swoim lub cudzym złym stanie zdrowia jak i w przypadku zaobserwowania jakiegokolwiek wypadku na terenie Konwentu.
4.6 Helperzy zobowiązani są do natychmiastowego poinformowania Organizatorów o
wszelakich zauważonych na Konwencie incydentach dotyczących zniszczenie mienia oraz o
sytuacjach lub osobach zagrażających bezpieczeństwu uczestników.
4.7 Helperzy zobowiązani są do noszenia dostarczonej im koszulki funkcyjnej z napisem helper.
4.8 Helperzy zobowiązani są do korzystania z platform stworzonych do szybkiej komunikacji między Helperami a Organizatorami m.in. Discord, Facebook.
5.1 Helperom przysługuje:
– zwrot kaucji wpłaconej na wejściu po zakończeniu konwentu i wywiązaniu się z przydzielonych obowiązków,
– wyżywienie,
– pakiet gadżetów,
– koszulka Helpera,
– sleeproom dedykowany tylko dla Helperów,
– dostęp do prysznica,
– dopasowanie w miarę możliwości dyżurów tak by mogli skorzystać z możliwie jak największej ilości atrakcji, które ich interesują,
– dostęp do tzw “help room’u” gdzie można odpocząć, zjeść itp.
– na prośbę Helpera może zostać mu wydane zaświadczenie o wolontariacie
6.1 Do obowiązków Helperów należą:
– przybycie na teren Konwentu w przeddzień Konwentu (piątek, 21.03.2025r.) i zaakredytowanie się.
– stawianie się na zbiórkach informacyjnych zwołanych przez Organizatorów,
– przebywanie na terenie Konwentu przez cały czas jego trwania oraz podczas
przygotowań Konwentu i sprzątaniu po jego zakończeniu (około od 17:00 21.03.2025r do 17:00 23.03.2025r )
– znajomość planu budynku, w którym odbywa się konwent (ze szczególnym naciskiem na umiejscowienie ochrony i medyków)
– stosowanie się do wszystkich podpunktów zawartych w paragrafie §4 Zobowiązania Helperów,
– odbieranie telefonów od Organizatorów w czasie trwania Konwentu (numery do osób, które mogą dzwonić zostaną uprzednio podane do informacji),
– dbanie o dobry wizerunek Konwentu i nie działanie na jego niekorzyść.
– specjalne słowo do wpisania w ostatnim pytaniu formularza zgłoszeniowego dla helperów to “Paweł Jumper”,
6.2 Każdy Helper ma obowiązek do przedstawienia zaświadczenia o
niekaralności, które uzyskać można po złożeniu wniosku w Krajowym
Rejestrze Karnym (KRK). Zaświadczenie należy mieć przy sobie w formie fizycznej, aby móc je przedstawić odpowiednim organom w momencie niezapowiedzianej kontroli.
– przekazywania identyfikatora lub/i koszulki innym osobom,
– zdejmowania identyfikatora lub/i koszulki w trakcie dyżuru,
– opuszczania terenu Konwentu bez uprzedniego powiadomienia Organizatorów,
– naprawiania czegokolwiek bez uprzedniego powiadomienia Organizatorów i bez wyraźnego polecenia,
– nieodpowiedniego zachowania w stosunku do innych helperów/helperek, w tym używania w stosunku do nich niestosownych komentarzy lub dotykania bez zgody/ notorycznego naruszania ich strefy personalnej.
8.1 Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego regulaminu bez
wcześniejszego informowania Helperów. Aktualna wersja regulaminu będzie dostępna na stronie internetowej Konwentu.
8.2 Wszelkie kwestie sporne nieuregulowane w regulaminie rozstrzygane będą przez Organizatorów.
Wszelkie pytania i uwagi prosimy kierować na adres e-mail tsuru.helper@gmail.com